Menggunakan Matrix RACI dalam Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Pelaksanaan Kegiatan



Pelaksana dan penanggung jawab tugas sering kali dilekatkan pada nama jabatan structural ataupun nama department. Misalnya proses pembelian dilakukan pasti akan dilakukan oleh departemen procurement, penyimpanan barang dilakukan oleh department warehouse dan sebagainya. Hal ini yang biasa terjadi diberbagai Organisasi, apakah salah? Tentu tidak. Tetapi pertanyaannya apakah tidak ada peran departemen lain yang ikut berperan atau bertanggung jawab dalam proses pembelian dan penyimpanan barang tersebut? Sebagai contoh, dalam proses pembelian perlu adanya pemeriksaan apakah pembelian tersebut sesuai budget tahunan atau barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan, jika tidak apa yang perlu dilakukan dan oleh siapa yang melakukan. Terkadang hal-hal tersebut menjadi grey area, karena kualifikasi pengerjaannya diluar kemampuan orang procurement tetapi department lain menganggap itu seluruhnya tugas procurement. Kegiatan tersebut perlu ada departement lain yang mengerjakan walaupun dalam proses tersebut tugasnya tidak sebagai penanggung jawab.
Untuk itu perlu adanya penugasan tanggung jawab untuk setiap kegiatan. Bentuk penugasan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan Matriks penugasan tanggung jawab (responsibility assignment matrix, RAM), atau lebih dikenal dengan istilah RACI Matrix. RACI Matrix menggambarkan peran berbagai pihak dalam menyelesaikan atau menjalankan suatu pekerjaan. Keutamaan matrix ini untuk menjelaskan peran dan tanggung jawabnya seperti apa antar bagian tersebut. 
RACI model adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted and Informed. RACI Model adalah matriks untuk seluruh aktivitas atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu organisasi yang dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat (Smith, 2015).
Penjelasan RACI
- Responsible (R): orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan secara langsung.
- Accountable (A): orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara.
-  Consulted (C): orang yang diperlukan sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut atau sebagai pihak yang menjadi support dalam pengerjaan proses pekerjaan.
-  Informed (I): orang yang perlu tahu hasil dari suatu pekerjaan yang sudah dilakukan atau orang yang mengkonsumsi hasil pekerjaan tersebut. Bisa sebagai penerima informasi/hasil pekerjaan sebagai dasar pekerjaan/proses lainnya.

Kegunaan RACI Matrix ini untuk organisasi yang dikelola adalah (Smith, 2015).:
·                     Menggambarkan peran dan tanggung jawab serta tuga masing-masing department/orang dalam melakukan suatau pekerjaan.
·                     Menghilangkan tugas-tugas yang masuk dalam grey area, tugas yang tidak jelas siapa yang menjalankannya karena tidak ada yang mengerjakan maupun tugas yang tumpang tindih antar department.
·                     Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen
·                     Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
·                     Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
·                     Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab pekerjaan
·                     Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik
·                     Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
·                     Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi

Pembuatan RACI Matrix cukup mudah, seperti yang terlihat pada gambar 2, pada kolom dituliskan nama department/orang dan pada baris dituliskan kegiatan/pekerjaan. Untuk selanjutnya tentukan siapa yang berperan sebagai Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Proses penentuan R, A, C dan I inilah yang menjadi proses utama dalam pembuatan RACI Matrix. Giatan yang masuk dalam grey area tersebut harus memiliki pemilik pekerjaannya.


Gambar 2 Contoh RACI Matrix, Source : Google.com
Untuk tahap selanjutnya, RACI Matrix dapat digunakan sebagai salah satu dasar analisa untuk pembuatan struktur Organisasi yang efektif dan efisien. Struktur organisai yang pembagian tugas serta tanggung jawab setiap department merata sehingga pekerjaan yang dilakukan akan menjadi lebih optimal.


 Penulis :  Eko Kusdianto, MT


Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Groupwww.ccg.co.id / 021. 29022118

Previous
Next Post »